税務署から問い合わせが来たとき

税務署からの連絡には、いくつかの性格のものがあります。書類の記載について確認したいという簡単なものから、内容の詳細な確認を求めるものまで幅があります。まず落ち着いて、何について、どの年について尋ねられているのかを正確に把握してください。慌てて曖昧な回答をするより、一度受け止めて内容を確かめるほうが、結果として話が早く進みます。連絡してきた部署と担当者、照会の内容、期限の有無を、その場でメモに残しておいてください。

次に、手元の記録を整理します。該当する年の申告書の控え、損益計算のレポート、取引履歴、計算方法と価額の情報源についてのメモ。これらが年ごとにまとまっていれば、この段階で大きく助けられます。日頃から資料を整理しておく意味は、まさにこういう場面にあります。尋ねられている論点に関係する部分を抜き出し、時系列で説明できる形にしてください。

回答の基本姿勢は、事実を、記録に基づいて、正確に伝えることです。分からない点を推測で埋めて答えると、後で訂正が必要になり、かえって話が長くなります。その場で答えられないことは「確認してから回答します」と伝えて問題ありません。また、履歴が欠けていて合理的な方法で算定した部分がある場合は、その方法と根拠を説明できるようにしておいてください。算定の経緯を記録に残しておく実務上の意味は、ここにあります。

判断を要する論点について尋ねられている場合や、複数年にわたる場合、金額が大きい場合は、早い段階で税理士に相談してください。税理士は、税務調査等の場面で納税者を代理したり立ち会ったりすることができます。自分一人で対応して、説明が不正確になったり、必要のない部分まで話が広がったりするより、専門家を入れたほうが落ち着いて進みます。費用はかかりますが、この場面では合理的な支出です。

なお、当サイトでは、問い合わせを避ける方法や、説明を回避する手立てを扱いません。そうした方向の対応は、結果として自分の立場を悪くします。事実を記録に基づいて説明する、分からないことは確認する、必要なら専門家に入ってもらう。この三つが、この場面で取りうる最も確実な対応です。